Documentos de habilitação: o kit completo

O que é habilitação

Habilitação é a etapa em que o órgão confere se a sua empresa tem condições de cumprir o contrato. A Lei 14.133/2021 divide em quatro partes: jurídica, técnica, fiscal, social e trabalhista, e econômico-financeira (art. 62). O edital escolhe o que pedir, dentro do que a lei permite (art. 65).

Na regra geral, só a empresa vencedora manda os documentos, depois do julgamento das propostas (art. 63, II), e a regularidade fiscal é exigida só do primeiro colocado (art. 63, III). Se você tem o Sicaf em dia, o edital pode aceitar o registro cadastral no lugar de vários documentos (art. 70, II).

Habilitação jurídica

Prova que a empresa existe e pode exercer a atividade (art. 66). Normalmente o edital pede:

• o ato constitutivo: contrato social com as alterações (ou consolidado), estatuto com a ata de eleição da diretoria, requerimento de empresário ou o certificado de MEI;
• o documento de quem assina pela empresa e a procuração, se não for o próprio administrador;
• a autorização para funcionar, quando a atividade exige.

Fiscal, social e trabalhista

A lista está no art. 68:

• inscrição no CNPJ;
• inscrição estadual e/ou municipal, compatível com o ramo e com o objeto;
• regularidade com a Fazenda federal, estadual e/ou municipal da sede;
• regularidade com a Seguridade Social e com o FGTS;
• regularidade perante a Justiça do Trabalho (CNDT);
• cumprimento da regra da Constituição sobre trabalho de menores (art. 7º, XXXIII), normalmente por declaração.

O órgão pode aceitar outros meios de prova, inclusive eletrônicos (art. 68, § 1º). A ME e a EPP têm prazo extra para regularizar pendências: veja o guia de vantagens da ME e da EPP.

Qualificação técnica

Mostra que você já fez algo parecido. O art. 67 limita o que pode ser pedido: atestados de obras ou serviços semelhantes, registro no conselho profissional quando for o caso, indicação de equipe e equipamentos, prova de requisitos de lei especial e declaração de que você conhece as condições locais.

O atestado é o documento que mais trava empresa nova. Veja o guia de atestado de capacidade técnica.

Qualificação econômico-financeira

Serve para o órgão ver se a empresa aguenta o contrato. Pela lei, pode ser pedido só isto (art. 69):

• balanço patrimonial, demonstração do resultado e demais demonstrações contábeis dos 2 últimos exercícios. Se a empresa tem menos de 2 anos, só o último (art. 69, § 6º); se foi aberta no próprio ano, o balanço de abertura (art. 65, § 1º);
• certidão negativa de falência, do distribuidor da sede.

O edital pode exigir índices (liquidez, por exemplo) e capital mínimo ou patrimônio líquido mínimo de até 10% do valor estimado (art. 69, § 4º). Não pode exigir faturamento mínimo anterior nem índices de rentabilidade ou lucratividade (art. 69, § 2º).

Declarações

Quase todo edital pede um pacote de declarações. As mais comuns, previstas na Lei 14.133:

• de que você cumpre os requisitos de habilitação (art. 63, I);
• de que cumpre a reserva de cargos para pessoa com deficiência e para reabilitado da Previdência (art. 63, IV);
• de que a proposta cobre todos os custos trabalhistas (art. 63, § 1º);
• de que não emprega menor em situação proibida pela Constituição (art. 68, VI);
• de enquadramento como ME ou EPP e de respeito ao limite de contratos no ano, quando você usar esses benefícios (art. 4º, § 2º).

Declarar algo falso é infração grave (art. 155, VIII). Leia antes de assinar.

Validade das certidões mais usadas

O que importa é a certidão estar válida na data que o edital define. Se ela vencer depois do recebimento das propostas, o órgão pode aceitar a versão atualizada em diligência (art. 64, II).

Como não ser inabilitado por bobagem

• Mantenha uma pasta única com todos os documentos em PDF e a validade de cada um.
• Renove o CRF do FGTS todo mês: ele vence a cada 30 dias.
• Leia a lista do edital item por item. Documento a mais não ajuda; documento a menos elimina.
• Depois de entregar, você não pode trocar nem incluir documento, salvo em diligência para complementar informação ou atualizar documento que venceu depois da data das propostas (art. 64).
• Erro formal que não muda a substância do documento pode ser corrigido pela comissão (art. 64, § 1º). Mas não conte com isso.